Практическое руководство по изменению дислокации

Офисный переезд без потерь

Юлия Рослик

В народе переезд часто приравнивают к двум пожарам и, по всей видимости, не зря, особенно в тех случаях, когда его организацией занимаются непрофессионалы. Сейчас многое изменилось. Теперь проблему переезда офиса со старого места на новое можно легко решить, обратившись в мувинговую компанию (по-английски. move- означает «переезжать, передвигать»), оказывающую профессиональные услуги по переезду.

Наверняка любой компании, функционирующей на рынке более или менее продолжительное время, приходилось хотя бы один раз пережить это, приравненное к стихийному бедствию, мероприятие под названием переезд. И вряд ли кому-либо эта затея обошлась без потерь. В течение считанных дней потребуется успеть многое: упаковать все имущество в коробки, снабдив их предупреждающими надписями «Осторожно! Стекло!» или «Не кантовать!», выполнить демонтаж мебели, окутать пузырчатой пленкой компьютеры и видеотехнику и еще массу других дел. Переезд компании порождает не только огромное количество различных проблем, но и существенно сокращает ее бюджет, причем, чем дольше длится офисный переезд, тем сокращение бюджета значительнее. Чтобы перемена дислокации не оказалась для вас процессом тягостным и разорительным, затянувшимся на длительный и абсолютно неопределенный срок, поглощающий драгоценное время и силы, следует заказать переезд профессионалам из в мувинговой компании. При этом надо учесть тот факт, что подумать об организации профессионального переезда офиса стоит заблаговременно, как это настоятельно советуют специалисты мувинга. «Обычно срок аренды офисного помещения истекает в конце года, в результате чего в этот период происходит сильный приток клиентов и все, хорошо зарекомендовавшие себя в данной сфере, мувинговые компании оказываются задействованными в многочисленных офисных переездах, - разъясняет Марат Абдулин (компании "КУРЬЕ.Ру", специалист по организационному развитию). - Вследствие этого, чтобы не привлекать к процессу переезда компании случайных перевозчиков и не оплачивать его по завышенным расценкам, необходимо постараться заранее определиться с датой переезда, его сроком, выбрать подходящую компанию, предоставляющую по-настоящему качественные услуги мувинга. Причем сделать это лучше всего до конца ноября. Можно поступить и по-другому, продлив арендный срок до конца января (т.е. на один месяц) и осуществить переезд офиса в феврале, когда волна новогодних переездов схлынет».

Собрать в одно мгновение

Что необходимо для начала?

Начиная переезд, следует предварительно определить, какую часть принадлежащего вам имущества вы возьмете с собой в новый офис, а с какой придется расстаться. Только после этого можно смело звонить в выбранную мувинговую компанию, чтобы вызвать менеджера или так называемого оценщика. Он осмотрит все помещения, подробно разъяснит клиенту весь процесс по сборке и последующей транспортировке вещей и обязательно ответит на любые интересующие вопросы. Разумеется, что подсчет стоимости предстоящего переезда является главной целью этой встречи, в ходе которой рассчитывается: количество требующихся упаковочных материалов; число необходимых работников для упаковки, разборки и последующей погрузки в автотранспорт мебели, техники, личного имущества сотрудников. Оценщик также определяет количество необходимого для офисного переезда автотранспорта. «Как показывает практика, такие встречи надолго не затягиваются: чтобы выяснить масштаб предстоящего переезда и его стоимость, менеджеру мувинговой компании будет достаточно 20-ти минут», - уточняет Татьяна Громак (компания «Деликатный переезд», руководитель отдела маркетинга). После предварительной встречи заказчика с представителем компании, предоставляющей услуги по переезду, происходит совместная выработка оптимальных условий переезда офиса клиента на новый адрес. «Свое предложение с указанием стоимости, сроков проведения, графика и поэтапного плана переезда компания, предоставляющая услуги мувинга, направляет заказчику в течение того же дня», - поясняет Виталий Краснов (компания «ЕвроПереезд», руководитель отдела офисных переездов). Вместе с предложением отправляется и бланк предварительного договора, заключаемого между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем. Текст данного договора содержит перечисление основных обязанностей сторон: оплату получаемых услуг одной стороной и качественное оказание этих услуг - другой. Обязательным пунктом договора является разъяснение порядка возмещения убытков при причинении материального ущерба имуществу клиента. «За сохранность перевозимого имущества мувинговая компания несет ответственность в полном объеме, что указывается в специальном пункте договора на перевозку», - разъясняет Марат Абдулин. В случае повреждения перемещаемой в период переезда мебели, техники, компания-перевозчик обязана будет отреставрировать мебель и отремонтировать технику, а в ситуациях, когда такая возможность отсутствует - из собственных средств выплатить компенсацию (когда сумма причиненного материального ущерба не больше стоимости офисного переезда) или оформить страховой случай, сделав компенсационную выплату через страховую компанию. Следует сказать и о том, что клиент по своему желанию может вносить поправки в текст предварительного договора, тем самым снижая риски по предстоящему переезду. Возмещение вреда, причиненного имуществу клиента в период переезда офиса, – обязанность компании, оказывающей услуги переезда. Но этот момент необходимо согласовать с представителями мувинговой компании. «Не следует оставлять без внимания тот факт, что обычно к каждому договору прилагается перечень перемещаемого имущества», - добавляет Татьяна Громак. Наличие подобного перечня является гарантией того, что в дороге ни одна вещь не потеряется и все имущество в целости и сохранности доедет до места назначения. Татьяна Громак поясняет также, что «особо ценные предметы, антиквариат и предметы искусства страхуются в обязательном порядке».

Не менее значимым этапом приготовления к офисному переезду можно считать разработку плана расположения рабочих мест сотрудников в новом помещении. Эксперты полагают, что чем более детально будет прорисован данный план, тем скорее специалистам мувинговой компании удастся завершить переезд офиса. «Во избежание последующих дополнительных перестановок и претензий со стороны сотрудников компании, предварительно согласуйте с ними схему расположения на новом месте», - рекомендует Татьяна Громак. Во время разработки плана размещения сотрудников в помещении нового офиса, необходимо учесть все его особенности: расположение телефонных линий, розеток и других коммуникаций.

Когда все вопросы будут согласованы, представители мувинговой компании и компании-заказчика ставят свои подписи под текстом окончательного договора. С этого момента он имеет силу официального документа, и офисный переезд компании начинается.

Личное мнение

Татьяна Громак (компания «Деликатный переезд», руководитель отдела маркетинга)

«Сильно опечаливает тот факт, что многие фирмы, предприятия и организации при переездах офисов своих компаний пользуются услугами, предоставляемыми непрофессиональными, так называемыми, «серыми» перевозчиками, или осуществляют их силами своих сотрудников. Убытки от подобного переезда могут выразиться в различной форме, начиная повреждениями перевозимой мебели и заканчивая значительными потерями ценного рабочего времени, нервов и сил. Однако выполнить офисный переезд можно и без особых хлопот. Для этого достаточно заказать переезд офиса в профессиональной мувинговой компании. Если услуги переезда будут оказывать специалисты, то все, связанные с этим процессом, проблемы компания, предоставляющая услуги мувинга, берется решать сама, без участия клиента. Муверами все будет детально спланировано, правильно организовано, тщательнейшим образом проконтролировано и проверено. Заказчику не придется тратить на организацию переезда компании свое время и испытывать каких-либо отрицательных эмоций, возникающих в процессе любого переезда».

Как правильно выбрать мувинговую компанию?

Выбирая компанию, оказывающую профессиональные услуги переезда, требуется уделить особое внимание:

• Качеству сайта
• Его рекламной деятельности: профессиональная мувинговая компания не станет ограничиваться Интернет-рекламой и обязательно разместит информацию о себе и своих услугах в печатных средствах массовой информации.
• Манере общения менеджера: соблюдение делового этикета, доброжелательность, вежливость и компетентность по всем вопросам, касающимся процесса организации офисного переезда - отличительные признаки, свидетельствующие о надежности мувинговой компании
• Содержанию перечня предоставляемых услуг по переезду: компания должна осуществлять не обычные грузоперевозки, а иметь в наличии отработанный комплекс услуг - от планирования процесса переезда, до оказания помощи в обустройстве на новом месте
• Цене переезда офиса - она должна быть не почасовой, а фиксированной.
• Чтобы в заключаемом договоре обязательно была прописана материальная ответственность мувинговой компании. Необходимо помнить - именно договор является основным документом, гарантирующим выполнение работ по переезду.
• Наличию списка клиентов, рекомендаций, отзывов.
• Качеству упаковки и наличию специализированного автотранспорта

И как результат: по завершении беседы с представителем (менеджером) мувинговой компании по поводу предстоящего события, у вас никаких вопросов и переживаний остаться не должно.

Источник: мувинговая компания «Деликатный переезд»

Источник: мувинговая компания «КУРЬЕ.Ру»

Личное мнение

Марат Абдулин (мувинговая компания «КУРЬЕ.Ру», специалист по организационному развитию)

«Допустим, выполняется офисный переезд компании, в штате которой состоят 500 сотрудников, не обремененной большим объемом бумажной документации, требующей отдельного шкафа, - только стул, стол и тумбочка, в которую, если постараться, можно уместить все документы. Объем рабочего места в данном случае может равняться 1,5 - 3 кубометрам. Цена переезда 1 кубометра зависит от условий перевозки и будет составлять порядка 500 - 1000 рублей, отсюда и возникает разница в ценах за выполнение перевозки одного рабочего места, находящихся в пределах 750 - 3000 рублей. Умножив крайние значения на 500 человек, получим 375 000. -1,500 000 рублей. Согласитесь, размах впечатляет!»

Все по полочкам

Наверное, одним из наиболее ответственных этапов офисного переезда следует считать упаковку вещей. «Именно благодаря упаковке, гарантируется сохранность перевозимого имущества. Помимо этого, упаковка позволяет избежать механических повреждений стен и пола внутри помещения», - разъясняет Марат Абдулин. Для упаковки перевозимого имущества можно воспользоваться услугами мувинговой компании или выполнить ее самим. Если вы выбрали второй вариант, то мувинговая фирма предоставит все необходимые для этого упаковочные материалы (пузырчатую пленку, скотч, коробки и прочее), а ее специалисты подскажут, как правильно сложить те или иные вещи. Коробки, в которых находятся личные вещи сотрудников, должны иметь соответствующие надписи (с указанием фамилии, имени, отчества сотрудника, наименования подразделения или номера комнаты, из которой данные вещи были вывезены), чтобы по окончании переезда офиса каждая вещь оказалась на своем месте.

Когда до переезда офиса компании останется несколько дней к вам приедут специалисты мувинговой компании, которые приступят к демонтажу техники и мебели. «Будет произведена упаковка каждой детали по отдельности», - поясняет Виталий Краснов. Это относится и к фурнитуре, которая будет аккуратно сложена и промаркирована. Безусловно, компания-перевозчик гарантирует и последующую качественную сборку демонтированной при переезде мебели на новом месте. Возникает естественный вопрос, а для чего разбирать каждую вещь «по полочкам»? Ответ довольно прост. Демонтируя корпусную мебель, мы существенно сокращаем ее перевозимый объем и значительно облегчаем переноску. Виталий Краснов приводит наглядный пример: «Некоторые предметы, без предварительного демонтажа, просто-напросто невозможно уместить в грузовом лифте».

После упаковки вещи погружаются на автотранспорт и доставляются в новый офис. Все помещенные в автомобиль коробки специальным образом закрепляются, чтобы ни глубокие канавы, ни крутые повороты не повредили имущество клиента, ведь в противном случае именно мувинговой компании придется возмещать весь вред, образовавшийся в результате порчи имущества заказчика.

Модель для сборки

Вот мы и добрались до последнего этапа офисного переезда, на котором происходит расстановка техники и мебели в помещении нового офиса. «По прибытии на новое место специалисты компании, предоставившей услуги мувинга, распаковывают ящики: выполняется монтаж мебели и ее расстановка, остальное имущество также раскладывается по местам, выполняется навеска жалюзи, картин и т. д.», - говорит Татьяна Громак. Расстановка мебели происходит в соответствии с планом, составленном компанией-заказчиком во время первого этапа организации офисного переезда компании. «Для перемещения в помещении тяжелых предметов используются специальные тележки, - объясняет Марат Абдулин. – Эта мера, как и многие другие, позволяет обеспечить полную сохранность помещения, его полов, углов, стен». В ситуациях, когда не все прежнее имущество может разместиться в помещении нового офиса, а расстаться с ним вы не хотите (или по какой-то причине определенная часть документов, оргтехники и мебели вам пока не требуется), можно воспользоваться дополнительной услугой, предоставляемой мувинговой компанией, занимавшейся организацией вашего офисного переезда, - сдать вышеперечисленное имущество на временное складское ответственное хранение. Данная услуга появилась недавно, но, по мнению экспертов рынка услуг по переезду, в последнее время пользуется большой популярностью среди клиентов. Забрать свои вещи обратно вы сможете в любое подходящее для вас время, воспользовавшись услугой по доставке имущества.

По окончании последних работ, когда все вещи расположились на предназначенных им местах и вывезен весь мусор (его уборка также входит в обязанности специалистов из мувинговой компании), происходит подписания акта о приеме/передаче работ - документа, подтверждающего факт выполнения обеими сторонами своих обязательств. «Законченным офисный переезд можно считать только с того момента, когда все имущество расположилось по своим местам и компания может возобновить свою работу в прежнем режиме», - констатирует Татьяна Громак. Но нередко случаются ситуации, когда на другой день после переезда офиса возникает необходимость что-либо переставить или передвинуть. За помощью в решении подобных проблем тоже можно обратиться в компанию, оказывающую профессиональные услуги мувинга, пригласив ее специалистов, которые быстро и качественно выполнят все необходимые работы по перестановке мебели и вам не придется тратить на это свое рабочее время.

Работы по вывозу мусора, оставшегося после завершения офисного переезда, также является обязанностью компании-перевозчика.

Три этапа переезда

Первый шаг. Подготовка

Данный этап заключается в выборе подходящей мувинговой компании, и эта задача является одной из наиболее сложных. Помочь сделать правильный выбор могут компании, у которых уже имеется опыт по переезду, а также ваша собственная интуиция. Предварительно следует выяснить всю необходимую информацию у диспетчера, затем пригласить оценщика и вместе с ним составить смету переезда офиса вашей компании. После этого происходит заключение договора и (в зависимости от пожелания компании-клиента) страхуется все перевозимое имущество или наиболее ценная его часть.

Второй шаг. «Пакуем чемоданы»

Этот этап включает в себя работы, связанные с разборкой и упаковкой мебели (по желанию заказчика они могут выполняться как в первый день офисного переезда, так и до его начала), деталей интерьера, электронного оборудования и личного имущества работников компании-заказчика. Корпусная мебель оборачиваются, как правило, листовым картоном или воздушно-пузырчатой пленкой, а если она не демонтируется, то все створки закрепляются полиэтиленовым или бумажным скотчем. Мягкая мебель оборачивается плотным полиэтиленом. Книги и документы складываются в специальные гофрокартонные коробки. Все коробки в обязательном порядке маркируются. После этого составляется перечень перевозимого имущества и упаковочный лист. Далее осуществляются погрузочные работы с использованием специального оборудования и приспособлений. К началу погрузочных работ прибывает специально оборудованный автотранспорт, в котором перевозимое имущество грамотно располагается и надежно закрепляется. Завершающей стадией данного этапа является перевозка имущества переезжающей компании на новый адрес.

Третий шаг. Приехали

До переезда в помещение нового офиса в нем, если в этом имеется необходимость, стены, дверные косяки и полы, закрываются особым защитным покрытием, предохраняющим поверхности от возможных повреждений. После этого производится выгрузка имущества переезжающей компании и его подъем на требуемый этаж. Там оно распаковывается, мебель монтируется и размещается в соответствии с предоставленным планом. По желанию заказчика выполняется подключение электронной техники. В последнюю очередь осуществляется вывоз мусора. И, наконец, наступает тот радостный миг, когда вы можете осмотреться в своем новом «доме», окончательно убедившись в том, что все вещи в целости и сохранности расположились на своих местах. Завершает процесс организации переезда офиса компании подписание акта выполненных работ обеими сторонами.

Волноваться не стоит, мувинговая компания упакует все сама.

Что почем?

Какова же сегодняшняя стоимость транспортировки офиса? Татьяна Громак считает, что цена переезда образуется путем сложения таких показателей, как стоимость работы сотрудников, упаковочного материала и автотранспорта. Также на стоимость повлияют требования, предъявляемые к офисному переезду и его условия: чем скорее компания-клиент захочет переехать на новый адрес, тем цена будет выше. «Что бы там ни было, - уверена Татьяна Громак, - в каждом случае этот процесс происходит всегда индивидуально. Не бывает одинаковых переездов компаний и средней стоимости этих переездов». А вот представители мувинговой компании «ЕвроПереезд» могут назвать примерные расценки. «Переезд офиса со штатом в 500 человек будет стоить заказчику около 1 250 000 рублей», - говорит Виталий Краснов. Получается такая цифра в результате умножения объема перевозимых вещей на стоимость единицы объема. «Последнюю величину определяют экспертным путем, и зависеть она будет от сложности офисного переезда, технических условий на старом и новом адресах и прочего», - считает Виталий Краснов. Средняя стоимость одного кубометра перевозимых вещей колеблется в пределах 540 - 750 рублей, вместе с НДС. Одно рабочее место имеет объем примерно равный 3 кубометрам (стол, кресло или стул, приставная или подкатная тумба, обычная оргтехника (компьютер в классической комплектации), 2-4 коробки с личным имуществом и офисный шкаф). Виталий Краснов также предупреждает о том, что «во время подсчета объема имущества вашей компании необходимо иметь в виду тот факт, что кабинеты начальников, АХО, архива, серверной, кухни-столовой и приемной (или рецепции), занимают больше пространства, чем обычные рабочие места». Учитывая этот факт, все вышеперечисленное следует рассчитывать отдельно. Далее Краснов констатирует следующее: «Выходит, что оказание комплексной услуги по организации переезда офиса со штатом, к примеру, в 10 человек, будет вам стоить 27-34 000 рублей».

Расчет за оказанные услуги по переезду обычно производится после окончания всех работ. В случаях, когда объем предстоящих работ очень большой, заказчику потребуется сделать предоплату, равную 30-50 процентам от полной стоимости переезда компании.